Horaris de treball

Els horaris diuen a AccessTime quantes hores ha de treballar cada persona i quins dies. Amb ells la plataforma sap qui falta, calcula la bossa d'hores del mes i omple la columna d'hores teòriques de l'informe de registre de jornada.

1. Crea un horari setmanal

1. Entra a Horaris (menú lateral, secció Administració) i prem Nou horari.
2. Posa-li un nom reconeixible: "Oficina dl-dv 9:00–17:00", "Mitja jornada matins", "Torn de tarda"…
3. Omple la taula de dies de la setmana: per a cada dia, una hora d'Entrada i una de Sortida.
4. Deixa buits tots dos camps els dies que no es treballa (el dissabte i el diumenge, per exemple).
5. Prem Crear horari.

Cada dia admet un únic tram d'entrada i sortida. Si la teva jornada és partida, defineix el tram complet (per exemple 9:00–17:30) i que les pauses es registrin fitxant sortida i entrada: el descans es descompta sol del temps treballat.

Pots crear tants horaris com necessitis i editar-los o eliminar-los després des de la mateixa llista. Els horaris són de la teva empresa: ningú més no els veu.

2. Assigna horaris amb dates de vigència

Un horari no s'"enganxa" a la persona per sempre: cada assignació té una data d'inici i, opcionalment, una data de fi. Per a cada dia, AccessTime fa servir l'horari la vigència del qual cobreix aquella data. Així l'històric no es reescriu quan algú canvia de jornada: els dies passats conserven les hores teòriques de l'horari que tenien aleshores.

Els canvis d'horari es tramiten com a sol·licituds:

1. La persona entra a Canvis d'horari (menú lateral, secció Les meves sol·licituds) i prem Sol·licitar canvi.
2. Tria l'horari al qual vol canviar i el tipus de canvi:
   • Puntual: només durant un rang de dates; després torna automàticament al seu horari habitual, sense segona sol·licitud.
   • Permanent: des de la data d'inici en endavant, sense data de fi.
3. Indica les dates i el motiu, i envia la sol·licitud.
4. El seu responsable o RRHH la revisa a Aprovacions. En aprovar-la, l'assignació s'aplica sola: la vigència anterior es tanca el dia abans del canvi i la nova entra en vigor en la data demanada.

Cada canvi d'horari aprovat queda registrat amb qui el va aprovar, quin horari es va assignar i des de quan — útil davant d'una inspecció.

3. Com alimenten les hores teòriques de l'informe

Cada nit, en consolidar la jornada, AccessTime calcula per a cada persona els minuts teòrics del dia: la durada del tram del seu horari vigent aquell dia de la setmana. Amb aquestes regles:

Aquest teòric diari apareix a Informes com la columna Hores teòriques de cada jornada, i alimenta la Bossa del mes (h): hores treballades menys hores teòriques (positiva si hi ha hores extres, negativa si es deu jornada).

A més, si un dia amb horari la persona no fitxa res:

• Sense una absència que ho justifiqui, la jornada es marca com a absent (i compta com a incidència a l'informe).
• Amb una absència aprovada, es marca com a justificada i no genera deute d'hores.

Consells

• Que ningú no es quedi sense horari des del primer dia. Sense horari vigent, les hores teòriques del dia són 0 i la bossa d'hores no reflecteix la realitat. L'assignació es fa amb una sol·licitud de canvi d'horari aprovada (apartat 2). Si acabes d'importar el teu equip, aquest és el pas següent.
• Els festius ja resten sols. Mantén al dia la secció Festius (vegeu primers passos) i no facis horaris especials per a setmanes amb festiu.
• Fes servir canvis puntuals per a temporades. Jornada intensiva d'estiu, una setmana de reforç… en acabar el rang, cada persona torna al seu horari habitual automàticament.