Gestionar l'equip

Tot allò relacionat amb les persones de la teva empresa viu a la secció Administració del menú lateral (Empleats i Departaments) i a Equip → Presència. Aquesta guia t'ensenya a donar d'alta el teu equip, a repartir permisos i a desactivar qui causi baixa sense perdre'n l'històric.

Convidar empleats

1. Entra a Empleats (menú lateral) i prem Afegir empleat.
2. Omple el seu nom, email, lloc de treball (opcional), departament (opcional) i rol.
3. Prem Crear empleat.

En crear-lo, la persona rep un correu d'invitació en el seu idioma amb una contrasenya temporal generada automàticament. Amb ella pot entrar al panell, canviar la contrasenya i començar a fitxar des del primer dia. No necessita verificar el seu email: en donar-la d'alta tu, ja dones fe que l'adreça és correcta. La seva data d'alta queda registrada amb el dia en què la crees, i serveix de base per al prorrateig de les seves vacances de l'any en curs.

El pla gratuït admet fins a 10 persones actives. Si en convidar algú has arribat al límit, la plataforma t'avisa abans de crear-lo. Amb una subscripció activa no hi ha sostre.

Véns d'una altra plataforma o tens la plantilla en un Excel? Fes servir l'importador per donar d'alta tot l'equip d'una vegada.

Departaments

Els departaments et serveixen per organitzar l'equip i per delimitar què veu cada responsable. A Departaments (menú lateral):

1. Prem Nou departament i escriu-ne el nom.
2. Opcionalment, tria un responsable d'entre els usuaris de la teva empresa.
3. Desa amb Crear departament. Després, assigna persones al departament des de la fitxa de cada empleat (Empleats → Editar).

Pots editar o eliminar un departament en qualsevol moment des de la mateixa llista.

Rols i permisos

Cada persona té un únic rol, que decideix què pot fer al panell:

El rol es tria en crear l'empleat i es pot canviar després editant-lo. Dos límits pensats per a la teva tranquil·litat:

• Un administrador d'empresa pot assignar els rols d'empleat, responsable i RRHH.
• Una persona de RRHH només pot assignar empleat i responsable: no pot concedir-se a si mateixa (ni a ningú) el rol de RRHH ni el d'administració.

Presència en temps real

A Equip → Presència tens la foto del moment:

• Un resum amb quantes persones són a dins, a fora i el total d'empleats actius.
• Qui és a dins ara, amb el seu departament, l'hora d'entrada i una insígnia si està en teletreball.
• Els fitxatges d'avui, del més recent al més antic, amb tipus i hora ja convertits a la zona horària de la teva empresa.

Els responsables veuen en aquesta pantalla únicament les persones del seu departament; administració i RRHH veuen tota l'empresa. Les hores treballades i el seu detall històric es consulten als informes.

Desactivar (arxivar) empleats

Quan algú deixa l'empresa no s'esborra: es desactiva, de manera que els seus fitxatges i el seu històric es conserven per al registre de jornada.

1. A Empleats, prem Desactivar a la seva fila i confirma.
2. La persona desapareix de la pantalla de presència i deixa de comptar per al límit de persones actives del pla gratuït.
3. Si torna, edita-la i marca de nou la casella Actiu: recupera el seu compte tal com estava.

Desactivar és reversible; no perds cap dada. És la manera recomanada de gestionar baixes, excedències llargues o personal de temporada.

Passos següents

• Assigna horaris a les persones noves perquè les seves desviacions es calculin bé.
• Munta el quiosc QR si part de l'equip fitxa des d'una tauleta compartida.
• Si comences de zero, repassa la guia de primers passos.