Gérer l'équipe

Tout ce qui concerne les personnes de votre entreprise se trouve dans la section Administration du menu latéral (Salariés et Services) et dans Équipe → Présence. Ce guide vous montre comment enregistrer votre équipe, répartir les permissions et désactiver les personnes qui quittent l'entreprise sans perdre leur historique.

Inviter des salariés

1. Allez dans Salariés (menu latéral) et cliquez sur Ajouter un salarié.
2. Renseignez son nom, son e-mail, son poste (facultatif), son service (facultatif) et son rôle.
3. Cliquez sur Créer le salarié.

À la création, la personne reçoit un e-mail d'invitation dans sa langue avec un mot de passe temporaire généré automatiquement. Il lui permet d'accéder au panneau, de changer son mot de passe et de commencer à pointer dès le premier jour. Elle n'a pas besoin de vérifier son e-mail : en l'enregistrant vous-même, vous attestez déjà que l'adresse est correcte. Sa date d'entrée est enregistrée au jour de sa création et sert de base au prorata de ses congés de l'année en cours.

Le plan gratuit admet jusqu'à 10 personnes actives. Si vous atteignez la limite en invitant quelqu'un, la plateforme vous prévient avant de le créer. Avec un abonnement actif, il n'y a pas de plafond.

Vous venez d'une autre plateforme ou vous avez vos effectifs dans un Excel ? Utilisez l'importateur pour enregistrer toute l'équipe en une seule fois.

Services

Les services vous permettent d'organiser l'équipe et de délimiter ce que voit chaque responsable. Dans Services (menu latéral) :

1. Cliquez sur Nouveau service et saisissez son nom.
2. Facultativement, choisissez un responsable parmi les utilisateurs de votre entreprise.
3. Enregistrez avec Créer le service. Ensuite, affectez des personnes au service depuis la fiche de chaque salarié (Salariés → Modifier).

Vous pouvez modifier ou supprimer un service à tout moment depuis la même liste.

Rôles et permissions

Chaque personne a un rôle unique, qui détermine ce qu'elle peut faire dans le panneau :

Le rôle se choisit à la création du salarié et peut être modifié ensuite en l'éditant. Deux limites pensées pour votre tranquillité :

• Un administrateur d'entreprise peut attribuer les rôles de salarié, de responsable et de RH.
• Une personne des RH ne peut attribuer que salarié et responsable : elle ne peut s'accorder à elle-même (ni à personne) le rôle RH ni celui d'administration.

Présence en temps réel

Dans Équipe → Présence, vous avez la photo de l'instant :

• Un résumé indiquant combien de personnes sont présentes, absentes et le total de salariés actifs.
• Qui est présent en ce moment, avec son service, son heure d'entrée et un badge s'il est en télétravail.
• Les pointages du jour, du plus récent au plus ancien, avec le type et l'heure déjà convertis dans le fuseau horaire de votre entreprise.

Les responsables ne voient sur cet écran que les personnes de leur service ; l'administration et les RH voient toute l'entreprise. Les heures travaillées et leur détail historique se consultent dans les rapports.

Désactiver (archiver) des salariés

Quand quelqu'un quitte l'entreprise, il n'est pas supprimé : il est désactivé, de sorte que ses pointages et son historique sont conservés pour le registre du temps de travail.

1. Dans Salariés, cliquez sur Désactiver sur sa ligne et confirmez.
2. La personne disparaît de l'écran de présence et cesse de compter dans la limite de personnes actives du plan gratuit.
3. Si elle revient, modifiez sa fiche et cochez de nouveau la case Actif : elle retrouve son compte tel qu'il était.

La désactivation est réversible ; vous ne perdez aucune donnée. C'est la façon recommandée de gérer les départs, les longues absences ou le personnel saisonnier.

Prochaines étapes

• Attribuez des horaires aux nouvelles personnes pour que leurs écarts soient calculés correctement.
• Installez la borne QR si une partie de l'équipe pointe depuis une tablette partagée.
• Si vous partez de zéro, relisez le guide des premiers pas.