Approbations

Tout ce que votre équipe demande — absences, corrections de pointage, changements d'horaire — arrive dans une corbeille d'approbations unique, avec le même flux pour tout : vous approuvez ou refusez en un ou deux niveaux, et chaque partie reçoit sa notification par e-mail.

Ce qui passe par approbation

Les types d'absence soumis à approbation se configurent dans Types d'absence (menu latéral, section Administration).

Choisissez 1 ou 2 niveaux

Dans Paramètres de l'entreprise, vous décidez du nombre de niveaux d'approbation :

• 1 niveau : la demande peut être résolue aussi bien par le responsable du service de la personne que par les RH ou l'administration. Le premier qui tranche clôt la demande.
• 2 niveaux : le responsable du service approuve en premier et, à condition qu'il donne son feu vert, la demande passe aux RH ou à l'administration pour la décision finale. Si le responsable la refuse, elle se clôt à ce stade et n'atteint jamais le second niveau.

Avec 2 niveaux activés, si la personne n'a pas de service ou si son service n'a pas de responsable, la demande va directement aux RH/administration. Ainsi, rien ne reste bloqué en attente d'un approbateur qui n'existe pas.

Personne ne peut approuver ni refuser ses propres demandes, pas même les administrateurs.

La corbeille d'approbations

1. Ouvrez Approbations (menu latéral, section Équipe). Vous verrez les demandes en attente qu'il vous revient de traiter à l'étape en cours : un responsable ne voit que celles de son service ; les RH et l'administration, celles qui sont à leur tour.
2. Consultez le détail : qui demande, ce qui est demandé et, dans les flux à 2 niveaux, ce que le premier niveau a déjà décidé.
3. Approuvez (avec un commentaire facultatif) ou refusez. Pour refuser, le commentaire est obligatoire : la personne saura toujours pourquoi.
4. Sous les demandes en attente figurent vos 20 dernières demandes résolues, si vous avez besoin de revoir une décision.

Une fois approuvé, le changement s'applique tout seul : l'absence est confirmée (et déduit le solde si le type le prévoit), l'anomalie corrige le pointage et le changement d'horaire est programmé.

Alerte de couverture minimale

Si vous fixez dans Paramètres de l'entreprise un pourcentage de couverture minimale par service, la corbeille vous alerte au moment d'approuver une absence qui ferait passer le service sous ce seuil un jour quelconque de la plage (en comptant les absences déjà approuvées comme celles en attente, et en excluant les week-ends et jours fériés).

C'est une alerte, pas un blocage : c'est vous qui décidez de l'approuver malgré tout ou non.

Notifications par e-mail

• Quand quelqu'un envoie une demande, les approbateurs compétents de cette étape reçoivent un e-mail (les responsables du service au niveau 1 ; les RH/administration quand c'est leur tour).
• Dans les flux à 2 niveaux, l'approbation du premier niveau notifie automatiquement le second.
• Quand la demande est résolue — approuvée ou refusée —, la personne qui l'a soumise reçoit un e-mail avec le résultat.

Chaque e-mail arrive dans la langue configurée par chaque utilisateur dans son profil.

Étapes suivantes

• Configurez les types d'absence et leurs soldes
• Définissez les horaires de base de l'équipe
• Vous venez d'arriver ? Reprenez les premiers pas