Migrer depuis Sesame, Factorial ou Jibble

AccessTime inclut des importateurs conçus pour que le passage depuis une autre plateforme se fasse en un après-midi, sans perdre l'historique que la loi impose de conserver pendant 4 ans.

Ce que vous pouvez importer

• Employés : nom, e-mail, service, poste et date d'entrée.
• Pointages : l'historique des entrées et des sorties, avec la date, l'heure et le type.

Les importateurs acceptent les fichiers CSV et Excel et reconnaissent automatiquement les colonnes des exports de Sesame HR, Factorial et Jibble, aussi bien en espagnol qu'en anglais. Pour tout autre outil, un modèle générique est disponible en téléchargement.

Pas à pas

1. Exportez depuis votre plateforme actuelle :
   • Sesame HR : Rapports → export des employés et des pointages.
   • Factorial : Rapports/Exporter les données.
   • Jibble : Reports → Timesheets → Export.
2. Dans AccessTime, ouvrez Importer des données (menu latéral, section « Administration » ; rôle administration ou RH).
3. Chargez d'abord le fichier des employés : les colonnes sont reconnues automatiquement grâce à leurs en-têtes.
4. Chargez ensuite le fichier des pointages. Chaque pointage est associé à l'employé via son adresse e-mail.
5. Vérifiez le récapitulatif : lignes créées, lignes ignorées et leurs avertissements.

Les détails qui vous évitent des frayeurs

• Idempotent : si vous relancez un import, ni les employés ni les pointages ne sont dupliqués ; l'existant est ignoré et listé comme avertissement dans le récapitulatif.
• Limite du plan : l'import respecte la limite de votre plan (10 personnes actives dans le plan gratuit). Si votre effectif est plus important, vous pouvez activer l'abonnement payant (première année gratuite) avant ou après l'import.
• Invitations : au moment de charger le fichier, choisissez si les employés importés reçoivent immédiatement l'e-mail d'invitation avec leur mot de passe temporaire. Si vous préférez ne pas l'envoyer tout de suite, ils pourront se connecter plus tard en réinitialisant leur mot de passe via « Mot de passe oublié ? » sur l'écran de connexion.
• Fuseau horaire : les pointages sont interprétés dans le fuseau horaire de votre entreprise et stockés en UTC, exactement comme les pointages natifs.

Après l'import

• Vérifiez dans Rapports → Enregistrement du temps de travail que l'historique apparaît comme prévu.
• Assurez-vous que chaque personne importée dispose d'un horaire en vigueur (il se demande et s'approuve dans la plateforme) pour que le compteur d'heures et les écarts soient calculés dès le premier jour.
• Configurez les types d'absence et ajustez les soldes initiaux de congés si des jours ont déjà été pris cette année.